Hoy durante mi busqueda sobre nuevo contenido para SharePoint me tope con un Live Meeting que desde hace tiempo estuve buscando: "SharePoint Governance Plan" presentado por Dan Lewins (Senior Consultant, Microsoft Corp) aqui el vínculo, además venía acompañado por un documento en Word que sirve como plantilla para preparar la información. El documento lo revise y esta bastante aceptable, para ser sincero nunca he realizado uno con tanta formalidad y este me sirvió mucho para darme una buena idea de como prepararlo. El documento fué prepardo por Hank Farlow, de la empresa ALI Inc.
Bien, pues dicho todo esto lo quiero comentar es que no puedo recalcar lo suficiente la importancia que tiene tener un plan de este tipo. Primero que nada no importa sí tu instalación de SharePoint la administra solo una persona y tienes 10 o 20 usarios, no importa sí tu instalación es una granja con multiples administradores, desarrolladores, diseñadores y tienes cientos o miles de usuarios, sí quieres que tu trabajo se formalice y sea una solución profesional que de servicio a todos tus usuarios para ayudarlos en sus esfuerzos y no se convierta en otra herramienta mas que tienen que aprender a usar tienes que tener tu PLAN DE GOBERNABILIDAD DE SHAREPOINT.
Dado que este documento no es hecho por unicamente una persona, pudiera llevarte semanas o meses en crearlo -¿Como sabes sí acabas de decir que nunca has hecho uno?-, tienes razón, ¿como lo se?, lo se porque dentro de mis actividades como administrador de proyectos he creado varios documentos "Project Charter" y "Project Scope Statement". Esta información es el resultado del proceso de la definición de un proyecto bajo la metodología estandar (y mundialmente reconocida) del PMI. Asi que cuando vayas a comenzar asegurate muy bien de identificar a toda la gente que estará involucarda, hagan juntas y reflexionen juntos lo que involucrará administrar Sharepoint bajo un plan de gobernabilidad.
Quiero describir muy brevemente el documento, se divide en 9 secciones, toca puntos desde el objetivo y el alcance, recursos, jerarquía de gobernabilidad, etc. Es imporante saber que durante la creación de este documento y debido que se debe involucrar a diversos roles de la organización tales como el patrocinador del proyecto de SharePoint, la alta gerencia, los "stakeholders" (disculpen la combinación de terminos español, ingles, realmente no he encontrado aun una palabra que defina a mi gusto un Stakeholder, pero puedes pensarlo como aquellas personas que directa o indirectamente son afectadas por el proyecto, no importa si positiva o negativamente) y mas vale que indentifiques a los stakeholders que aun no quieran a SharePoint pues estos pueden hacerte la vida muy dificil en tus esfuerzos administrativos y de difusión de uso de la herramienta en tu organización. Quisiera compartir tambien este otro documento "Governance Sharepoint Server 2010", esta en formato PDF y te servirá como resumen, imprimelo en amplias dimensiones, y leelo leelo leelo hasta que lo memorices.
Para terminar esta nota y si has llegado hasta este parrafo te agradezco la molestia de leerme hasta aca ;-) , tu como administrador de Sharepoint puedes lograr que tu empresa tenga un avance sorprendente en el uso de SharePoint gracias a tu buenas practicas de adminsitración y gobernabilidad (creo que abuse de esta palabra en esta nota, lo siento), recuerda que la gente en verdad quiere aprender a utilizarla no importa que tanto puedan renegar eventualmente se darán cuenta de todo lo que pueden hacer, asi que queda de tu parte lograrlo.
