Conociendo SharePoint 2010

La semana pasada por fin pude lograr una configuración de SharePoint 2010 que me dejara contento. No se sí este haciendo lo correcto pero comenze intentando identificar lo que ya conozco bien en MOSS e investigarlo en SP2010 a manera de ver las mejoras de la funcionalidad existente. En algunos casos me lleve sorpresas por ejemplo en la autenticación por formularios (FBA) ahora se maneja el termino "Claims", cuando creas una aplicación web y seleccionas "Claims" puedes escoger una combinación de formas de autenticación por ejemplo por formularios y por windows usando NTLM. Otro cambio es la administración central, me gusta mucho como se ve la banda de herramientas (no se sí el termino banda es el adecuado, a mi me hace sentido que la traducción de "ribbon" sea banda), el monitor de avisos tambien es nuevo ahi por ejemplo pude saber que el hecho de que el espacio libre del HDD sea menor al doble de lo que tengo en RAM afectaría el desempeño, tambien te avisa sí estas usando cuentas de sistema con elevados privilegios en las aplicaciones web, etc.

Aun no construyo nada que utilice las nuevas opciones de flujos de trabajo, o las características sociales o la búsqueda con FAST, sin embargo eso me preocupa poco. Mas he estado pensando como debería presentarselos a mis usuarios finales. En mi entrada anterior donde hablo sobre mi experiencia con MOSS, comentaba algunos de los retos que tengo respecto a lograr que el usuario se sienta comodo con la herramienta y adopte los paradigmas que propone, ahora con PS2010 creo en primer instancia que los que mejor acogeran las nuevas características de SharePoint 2010 serán mis usuairos mas jovenes, aquellos que siguen se cerca las nuevas tendencias. Como siempre y comulgando con las ideas de autores como Bill English, Dux Sy Raymond, etc: Hay que conocer las necesidades del negocio para mejor implementar SharePoint. En particular Dux tiene un enfoque muy práctico y me gusta mucho como ofrece soluciones sencillas a problemas comunes como por ejemplo ¿como llevar la administración de permisos en el sitio?, sencillo: Crea un documento de Excel donde lo describas y guardalo en el sitio en un biblioteca especial para administración.

Volviendo a SharePoint 2010, he descargado ya creo que 8 diferentes libros con diferntes temas como "Branding" (me encanta ester termino porque cuando lo digo la gente me entienden Brandy :-p), Administración, Programación, etc.
Algo de lo que he visto es que muchos aun estamos en la investigación y pruebas de como migrar nuestro ecosistema de portales en MOSS a SP2010, este tema me ha mantenido en constante preocupacion pues al parecer hay muchas formas de hacerlo y los resultados pueden variar. He decidido que lo que haré es tener dos instalaciones en paralelo una con el MOSS que hoy tengo en producción y otra con SP2010, probablemente te preguntes ¿cuanto hardware tiene entonces para tener dos ambientes en paralelo? y la respuesta es que tenemos suficiente y que además estamos trabajando con virtualización. En el 2009 me funciono muy bien haberme entrevistado con todos los usuarios clave de cada área y departamento, asi que esta vez  en lugar de primero migrar todo a SP2010 y luego arreglar los sitios y demás ahi mismo, voy a trabajar de nuevo con todos los involucrados e interesados para primero dejar listo su sitio de colaboración, mejorarlo sí es que se requiere y luego migrar el contenido. Talvez lo haga alguna herramienta en el mercado como AvePoint o Xavor.

Mas adelante planeo escribir mas sobre el avance en este proyecto. Estaré mencionando errores que haya cometido y como logre resolverlos asi como el tiempo que me llevo hacerlo.

Mi proyecto de SharePoint 2007

Desde Junio del 2009 cuando me involucre en cuerpo y alma al proyecto de SharePoint en Sistemas Digitales me tope con una serie de retos que anteriormente había tratado pero unicamente en esfuerzos individuales, por ejemplo en IWS atendía clientes donde necesitaban solo instalar SharePoint o donde solo necesitaban consultoría para implementar InfoPath Forms Services por nombrar algunos ejemplos. El paquete de trabajo que tenía era una línea recta con un inicio y un fin, no había otras líneas paralelas y raramente las había perpendiculares (pensando la analogía entre líneas y proyectos). Sistemas Digitales en su carrera por implementar innovación a través de nuevas tecnologías eligió a SharePoint como la que sería aquel barco que navegaría en las tranquilas aguas de la colaboración, búsqueda, formas electronicas, etc. Solo para dar una breve reseña de SharePoint 2007 pongo aqui los pilares que lo componen, para aquellos que no conocen esta aplicación de software por favor no lo vean como solo "un programa de tecnología NNF (Next, Next, Finish)"

1. El nucleo es Windows SharePoint Services (ojo, lean bien SERVICES)
2. Pilar de Colaboración (Collaboration)
3. Pilar de Portales (Portal)
4. Pilar de ECM (Enterprise Content Management) 
5. Pilar de Búsqueda (Search)
6. Pilar de Formularios de Negocio (Business Forms)
7. Pilar de Inteligencia de Negocio (Business Intelligence)

Algo que he aprendido de los proyectos de SharePoint es que no puedes ni deberías pensarlos como la simple y llana instalación de otro software mas para servidor de Microsoft. Tuve la fortuna de platicar con gente muy interesante como Francisco Hernandez, alguna vez product manager de MOSS y PPS en México, Bill English el famoso autor de varios libros sobre SharePoint, Dux Sy Raymond quien ha venido fusionando el mundo el Project Managment en SharePoint y otros buenos amigos que conocen la herramienta como Aldert Arturo Ramirez ahora junior developer radicando en Los Angeles. Invariablemente todos abordan el tema de los proyectos de Sharepoint no como la instalación y, configuración sino como la implementación de la estrategia de colaboración entre empleados o la automatización de los "excelitos de negocio", aquellos silvestres y sorprendente aceptados formularios hechos en Excel para revisar solicitudes de viaticos, nuevos puestos, vacaciones, etc, etc. No se diga la presentación de reportes de Excel con Excel Web Acces, muchas veces confundido con BI.

A lo que quiero llegar al fin es que el inicio del proyecto se determino su fracaso, Sistemas Digitales pecó de exceso de fé en la herramienta y no en la metodología para implementarla. La frustración pronto llego, los sitios web pronto proliferaron sin control y termino por convertirse en una triste "intranet" con casi nula aceptacion.

La lección es clara sí vas a implementar un proyecto profesional de SharePoint: Conoce primero de lo que se compone el producto no solo a nivel técnico sino los paradigmas a los que se pretende dirigir, entrevista y conoce a los usuarios... lo repito una vez mas entrevista y conoce a los usuarios pues al final ellos son quienes formarán parte del ecosistema de sitios o colección de portales que se implementen.

Despues de instalar, configurar y liberar SharePoint, entrevista a los grupos de usuarios, haz que te comenten sus actividades del día y como interactuan con las otras áreas. Observa cuidadosamente las señales que te den para traducirlas a cosas muy puntuales y puedas decidir entre sí es mejor ponerles un sitio o simplemente una librería dentro de un sitio ya existente.

Voy a dar un ultimo consejo sobre SharePoint, disculpen la insistencia y obsesión, es como algunos autores dicen "I cannot stress it enough": No creen nuevo contenido en SharePoint (sitios, librerías, listas) sí no hay un proposito claro y definido, creanme sí no quieren ahogarse en la administración de cientos de sitios y librerias sin sentido.

En el camino vas a encontrarte algunos usuarios muy capaces y con un gran don: saben lo que quieren, pero siento decirte que en mi experiencia la gente sencillamente no tiene una idea de lo que necesitan. Muchas veces me he preguntado cuales serán los factores implicados para encontrar con tanta facilidad gente que no sabe lo que quiere, no lo se y creo que es sano dejarlo como tema para otra discusión.

Entonces que hacer?, has escuchado el termino disciplina?: Implementalo
Crea reglas sobre:

• Como y cuando solicitar un sitio, una biblioteca, una lista.
• Juntas semestrales o trimestrales para hacer revisión del contenido de los sitios.
• Administracion de la seguridad en los sitios ------ MUCHO CUIDADO CON ESTE PUNTO
• Personalización y "Branding" de los sitios.
• Etc

Estas reglas y procedimientos asegurate de difundirlos ampliamente a los usuarios, es muy importante que los enteniendan y de ser posible que exista un usuario catalizador, es decir aquel que tiene un entendimiento respetable a nivel técnico pero no necesariamente es ingeniero en sistemas y que vive del lado del negocio. Por ejemplo para aqui en Sistemas Digitales, para el área de Servicio Jose De La Torre es un clarisimo ejemplo, el tiene claro lo que Servicio vive y necesita y a su vez conoce las aplicaciones a un nivel resptable, gracias a eso los requerimientos del negocio del área de Servicio hacia TI han mejorado mucho (me refiero a que piden cosas que en verdad les van a servir y no solemente cosas para tapar el sol con un dedo).

Siendo muy sincero, los controles que llevo y mi concepto de disciplina en el uso de SharePoint no han cuajado como yo quisiera y estoy consciente de que esa responsabilidad cae en mis hombros. Puede ser complejo cuando hay nuevos empleados pero lo es mas cuando los empleados que ya tienen mas tiempo se reusan a cambiar sus viejas formas de trabajo, es casi como quitarle el tanque de oxigeno a un buzo y he visto que cuando los gerentes o directores (Fernando Guarneros: Gracias!) estan convencidos del cambio y te apoyan, son capaces de hacer que la estrategia caiga con peso.

Seguire platicando mas al respecto y ahora que ya tengo en manos la migración a SharePoint 2010 mas y nuevos retos llegan, espero poder hacer algo novedoso y que valga la pena compartir con todos.